Automatisches Auslesen, Verschlagworten, Ablegen und dann sogar noch der Start eines Workflows für ein Papierdokument? Ist das überhaupt möglich? NA KLAR

 

Zugegeben: wir hatten für diese Umsetzungen Hilfe durch ELO-Produkte.

 

Nichtsdestotrotz möchten wir kurz darauf eingehen, was Automatisierung von immer wiederkehrenden Geschäftsprozessen – gerade in Verbindung mit Papierdokumenten – in einem Unternehmen bedeutet. 

 

Fangen wir mit dem Papier und der Digitalisierung an: mit unserem Partner Kodak Alaris haben wir bereits in allen Größenordnungen immer den richtigen Scanner gefunden, der der Aufgabe gewachsen war. Denn nicht zuletzt liegt das Ergebnis des Scannens an dem genutzten Gerät.

 

Durch eine von uns vorgenommene Einstellung am Scanner selbst wurde dem Dokument bereits mitgeteilt, wo es auf dem System gespeichert werden soll. Und damit beginnt die Automatisierung. 

 

Denn jetzt übernimmt ELO:

  • holt sich das Dokument
  • klassifiziert es
  • liest es aus
  • verschlagwortet es
  • und startet die mit dem Dokument verknüpften Prozesse (Workflows)

     - ohne weiteren Eingriff. 

 

Und dass es ohne weiteren Eingriff passieren kann, das bringen wir von der Quadus dem Produkt durch Anlernen gewisser Muster bei. 

 

Ein konkretes und auch am häufigsten durch uns bearbeitetes Beispiel: die Eingangsrechnungsverarbeitung

 

Papierrechnung kommt am Montag im Unternehmen an. Der Empfang | die Rezeption | die Poststelle öffnet die Post und legt das Papier in den Scanner. Nach Drücken des ‚Los’-Knopfes wird innerhalb von Sekunden das Dokument gescannt und somit digitalisiert. 

Das Auslesen, die Verschlagwortung und der Start des Freigabe-Workflows startet innerhalb von Minuten nach dem Einscannen. 

Die Rechnung landet spätestens 10 Minuten nach dem Einscannen bereits an der ersten Freigabeposition. 

Nach spätestens 2 Tagen ist auch ein komplexer Freigabe-Prozess beendet, Skonto konnte gezogen werden, Rechnung wird bezahlt und final verbucht. 

 

Und das alles passiert ohne das Erstellen einer Kopie, ohne das Ablegen in einer Freigabemappe, welche anschließend durchs ganze Haus getragen wird. Und das Beste? Die Papierrechnung kann entsorgt werden, was nach bereits kürzester Zeit für mehr Platz in den Räumlichkeiten sorgt.

 

Wenn Sie sich am Ende der Arbeitswoche wünschen, dass Sie ein wenig mehr Zeit gehabt hätten, auf das ein oder andere Stück Papier hätten verzichten können oder erneut die Frist zum Einhalten der Skonto-Frist verpasst haben: dann kontaktieren Sie uns ganz einfach per E-Mail (stoeteberg@quadus.de) und wir kümmern uns um den Rest.

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