Jetzt Automatisieren und Zeit sparen!

Alle Nutzer eines Dokumenten-Management-Systems wissen in etwa, was passieren muss, um ein Dokument im Archiv abzulegen. Für nahezu alle unserer Kunden haben wir gewisse Automatismen geschaffen, die einem diesen Schritt erleichtern sollen. 

 

Ob es nun um die automatische Erstellung der Ordner-Struktur, die Zuweisung bestimmter Dokumente zu einem Lieferanten und/oder auch Zeitraum geht – dies ist ein Standard, den keiner mehr missen möchte. 

 

Allein die manuelle Verschlagwortung zum Beispiel einer Eingangsrechnung kann, je nach Anzahl der Indexfelder, mehrere Minuten dauern. Ist damit nun eine Person beschäftigt, die täglich nur 10 Eingangsrechnungen verschlagwortet, dann können gute 5 Stunden/Woche Zeitaufwand zusammenkommen. Damit ist allerdings nur der erste Schritt vor der Bearbeitung der Rechnung getan und von weiteren Dokumenten ist noch gar nicht die Rede. 

 

Kommen wir zu den Lösungen, die wir bereits umgesetzt haben:

  1. Nutzung einer weiteren Software
    Hierbei handelt es sich um den DocXtractor, ebenfalls von ELO vertrieben, welcher sowohl elektronische als auch digitalisierte (im Original im Papierformat) Dokumente auslesen, verschlagworten und fertig an ELO übergeben kann. Hauptsächlich wird der DocX für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen genutzt.
    Der DocXtractor ist ein lernendes Tool. Das bedeutet, dass mit jeder eingehenden Rechnung die Erkennung immer genauer wird, bis hin zur vollautomatischen Analyse des Belegs. Das Anlernen haben wir in der Vergangenheit für unsere Kunden übernommen. 
  2. Nutzung der Fähigkeiten unserer Consultants
    Hierbei werden in elektronischer Form eingehende Dokumente – nicht beschränkt auf Rechnungen – automatisch in ELO selbst verschlagwortet.
    Hierzu erstellen unsere Consultants – je nach Aufwand – ein Skript, welches den zentralen Posteingangs-Ordner, der für den Anwender nicht sichtbar ist, überwacht und anhand der Metadaten der Dokumente eine automatisierte Verschlagwortung durchführt.
    Auch hier übernehmen wir die vollautomatische Verschlagwortung, Ablage, Referenzierung bis hin zum Start des angehängten Workflows. 

Damit ist es noch nicht getan. Sollten Sie bereits Rechnungen in den Formaten XRechnung oder auch ZUGFeRD erhalten, ist die Verschlagwortung noch einfacher und der Konfigurationsaufwand sehr gering. 

 

Möchten Sie einige Beispiele sehen? Sie möchten eine Live-Demonstration der Software? Oder sogar ein konkretes Angebot zu den oben genannten Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen? Dann wenden Sie sich einfach an stoeteberg@quadus.de

 

Passend zu diesem Thema lesen Sie auch den Blog-Eintrag ‘Speicherplatz und Nerven durch schlaues Archivieren sparen’

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